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“文山会海”就是大多数公司的有趣形容

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发表于 2018-7-12 13:21:55 显示全部楼层


“文山会海”就是大多数公司的有趣形容,除非是在项目的研讨时期,否则过多的会议就是公司管理不善的表现。

说到会议,每一个职场的人都深有体会,基本都讨厌开会,更别说那种无意义的会议简直就是在浪费时间。
每个人都希望聆听一场有意义的会议,每一个会议的组织者都希望开会可以解决掉实际的问题!那么真的这样吗?答案是否定的。



那么如何才能组织好一场有意义的会议呢?这是大多数人希望了解的一个问题。

开会必须要有结果

在开会之前,会议的组织者要想清楚,这场会议是否有必要开,如果情况所迫一定要开那么开完后你希望达到什么样的结果?这个问题可能大多的会议组织者并不清晰。
请记住,会议结果不是:通过会议我想解决**问题,如果你只是想那就错了,这样的会议也没有开的必要,你应该对自己说:通过这次会议我要解决**问题!记住,是“我要”

建议:开会前对需要解决的问题作为会议的组织者,需要提前准备好自己对问题的解答方案,而不是在会议中提出问题让大家讨论发言,因为这样的发言是没有答案的,得到的结果就是再开一场会确定这次讨论的结果。会前准备好自己的方案,但记住一定不要先说出来,让大家先发言讨论,万一有更好的方案就直接用他们的,如果没有好的方案,那么掏出你的方案告诉大家,就以这个方案为准立即执行!



开会一定要有日程表(除临时会议)

现在的工作中大多数人都是有家庭的,他们除了工作还需要陪伴家人小孩,一个运作良好的公司对会议安排有明确的时间表,就跟我们上学时期的课程表一个道理,一个月中哪几天有什么会议,提前一个月甚至更早就公布出来了。
建议:每月25号公布出次月的会议日程表,让每个人都清楚知道下个月的会议安排,这样不至于耽误员工的休息时间。体现公司的人性化!会议日期、会议主题、会议需要的世界、组织者、会议地点、参会人员,统统公示出来!



开会一定要有时间限制

根据现代研究表明,人在精神集中的状态下不超40分钟,超过这个时间人就无法有效的注意到某一件事物中来,所以我们的会议如果想要有效,也需要时间限制。两三个小时的会议听起来让人头晕脑胀。
建议:会议需要的时间控制在40分钟以内,如果需要长时间会议,1个小时起码要中场休息10分钟。万一时间到了会议还没结束,作为会议的组织者请你强制散会,这样可以养成大家守时的习惯,逼迫大家在开会过程中不浪费时间。

会前要提前发放相关资料,让参会者先阅读

当我们一些会议需要先看资料的时候一定要在开会前就下发,会议时间直接讨论结果,否则开会的前20分钟都是在看资料,浪费时间。
建议:需要大家看资料再发言会议提前三天将资料下发,并提醒大家会议期间要单独发言,这样可以节省开会时间。



散会后的收尾工作要定下来

如果不是在酒店专门的会议室,当我们是在自己公司会议室开会,而没有服务人员的情况下,在开会前就要把会议注意事项、会议散场后的场地恢复责任人确定好,否则全部走掉后留下组织者倒霉。
建议:开会前将会场纪律规定好,散场后谁负责打扫恢复场地都责任到具体人。这样才能有始有终。

如果是这样的会议,相信我们就不那么难受了!
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